La plupart des bons de travail sont rédigés pour celui qui fait la réparation, puis classés et oubliés. Rédigez le vôtre pour les deux fois où vous en aurez encore besoin : quand les travaux s'avèrent plus importants que prévu sur le bon, et quand un locataire a causé le dégât et que le coût est retenu sur son dépôt de garantie. Celui-ci place un plafond de dépense à côté des pièces et de la main-d'œuvre, fait le total pendant que vous tapez et prévoit la place pour les heures, le taux horaire et les pièces qu'exige le décompte du dépôt de garantie.
Vous cherchez encore à savoir si la demande d'un locataire est urgente et si vous pouvez entrer dans le logement ? Utilisez le formulaire de demande de réparation d'abord. Le bon de travail entre en jeu quand vous envoyez quelqu'un faire les travaux.
Choisir le montant maximal autorisé
Le montant maximal autorisé (le plafond) est la somme que personne sur le chantier ne peut dépasser sans vous appeler. Laissez-le vide et rien ne limite le coût des travaux. Fixez-le au coût normal d'un travail de ce type, avec une petite marge. Si votre mandat de gestion vous permet d'approuver des réparations jusqu'à un certain montant sans demander au propriétaire, gardez le plafond à ce montant ou en dessous.
Quand les travaux s'étendent, on s'arrête jusqu'à ce que quelqu'un approuve une rallonge. Inscrivez le nouveau montant sur le bon, avec qui l'a approuvé et quand. Dans l'exemple, la réparation du mur et le nouveau store du logement 4C sont revenus à $160.50, soit $10.50 au-dessus du plafond de $150, donc le bon indique aussi les $200 que le propriétaire a approuvés par téléphone le 3 novembre. C'est cet enregistrement que vous montrerez quand la facture arrivera.
Retenir une réparation sur le dépôt de garantie d'un locataire en Californie
En Californie, le dépôt de garantie peut couvrir les dégâts causés par le locataire ou son invité, pas l'usure normale. Une moquette usée ou un vieux chauffe-eau, c'est à votre charge, pas à la sienne. Dans les 21 jours suivant le départ, vous envoyez au locataire un décompte détaillé de ce que vous avez retenu et pourquoi, avec les justificatifs de chaque réparation :
- Pour le travail de votre propre équipe : ce qui a été fait, le temps passé et le taux horaire.
- Pour le travail d'un prestataire : une copie de sa facture, avec son nom, son adresse et son téléphone si la facture ne les indique pas.
- Pour les pièces et fournitures : une copie du reçu.
Vous n'êtes pas tenu d'envoyer ces justificatifs quand réparations et nettoyage font ensemble $125 ou moins, sauf si le locataire les demande dans les 14 jours suivant la réception du décompte. La Californie demande aussi des photos du logement après le départ du locataire et avant la réparation, puis une fois les travaux terminés.
Bon de travail 1042, terminé
- Mur de la chambre rebouché, store remplacéCe qui a été fait
- Sam Ortiz, équipe d'entretienVotre propre équipe l'a fait, donc pas de facture de prestataire
- Main-d'œuvre : 2 heures à $55.00Le temps passé et le taux horaire
- Kit de réparation $18.50, store $32.00Pièces, avec les reçus joints
- Photos avant et après : cochéLes photos que demande la Californie
- Total : $160.50Plus de $125, donc les justificatifs accompagnent le décompte
Les autres États fixent leurs propres règles et délais pour le dépôt de garantie, alors vérifiez ceux du vôtre avant toute retenue. Quel que soit l'État, un bon avec les heures, le taux et les reçus se défend mieux qu'un total tout seul.