Un état locatif (rent roll) liste tous les logements d'un immeuble locatif à une date donnée : qui loue chacun, le loyer mensuel, le début et la fin du bail, le dépôt de garantie détenu et tout solde dû. Le prêteur le comparera à vos baux signés : remplissez-le donc à partir des baux et corrigez ce que signalent les alertes avant de l'envoyer.
Comment lire les totaux de votre état locatif
Commencez par l'exemple déjà rempli. Il compte six logements au 1er novembre 2026, dont cinq sont loués, soit un taux d'occupation de 83 %. Si chaque logement était loué à son loyer actuel ou demandé, l'immeuble rapporterait $8,840 par mois. Les cinq logements loués rapportent $7,365 : c'est votre loyer en place. L'écart de $1,475 est la perte due à la vacance : le logement 2B, resté vide.
Lisez ensuite les alertes. Le bail du logement 3B a pris fin le 31 juillet et le locataire est toujours là. S'il loue désormais au mois, indiquez-le sur l'état locatif. Un prêteur qui voit un logement occupé avec un bail expiré posera la question. Les baux des logements 1A et 2A finissent dans moins de 90 jours, et le locataire du 2A a déjà donné son préavis : ne comptez donc pas sur ce loyer en janvier. Le logement 1B doit $450, et ce montant doit correspondre au relevé de compte du locataire à la même date.
Ce que le prêteur vérifie dans vos baux
Les prêteurs ne se fient pas à votre état locatif sans le vérifier. Fannie Mae indique à ses prêteurs en immeubles collectifs de « réaliser un audit complet des baux pour rapprocher l'état locatif des baux signés de l'immeuble. » Freddie Mac exige un état locatif daté au plus 30 jours avant le dépôt du dossier de crédit.
La liste de Freddie Mac est plus longue que les huit colonnes de ce modèle. Voici où retrouver les principaux champs, et ce qu'il faut ajouter dans votre tableur avant de l'envoyer à un prêteur :
| L'état locatif de Freddie Mac comprend | Dans ce modèle |
|---|---|
| Date de l'état locatif | Oui, le champ « Arrêté au » |
| Numéro du logement et nom du locataire | Oui |
| Occupation de chaque logement | Oui, la colonne Statut |
| Loyer mensuel prévu au bail | Oui |
| Sommes dues par le locataire | Oui, solde dû |
| Dates de début et de fin du bail | Oui |
| Dépôt de garantie détenu | Oui |
| Type de logement et surface en pieds carrés | À ajouter |
| Remises accordées et aides au loyer | À ajouter |
| Options de renouvellement et location au mois | À ajouter |
Modèle ou rapport de votre logiciel ?
Si vos logements sont déjà dans un logiciel de gestion locative, lancez son rapport d'état locatif. Ressaisir les baux dans une nouvelle feuille, c'est comme ça qu'un loyer finit avec $50 d'écart. Utilisez ce modèle si vous avez quelques logements suivis dans un tableur, ou pour vérifier un export avant de l'envoyer.
Le modèle accepte jusqu'à 500 logements. Le CSV s'ouvre dans Excel et Google Sheets avec une ligne de totaux en bas, et « Imprimer ou enregistrer en PDF » n'imprime que l'état locatif.
Obtenir les chiffres sans tout ressaisir
Lancer le même rapport chaque mois et coller les totaux dans un message, c'est exactement pour retirer ce travail aux gestionnaires locatifs que nous avons créé Dash. Si votre équipe utilise Microsoft Teams ou Slack, Dash lit les rapports dans AppFolio, se connecte à Buildium, Rentvine et DoorLoop, et demande l'accord d'une personne avant de modifier quoi que ce soit. Voyez comment ça marche pour les équipes de gestion locative. Et quand un locataire paie en espèces, le générateur de reçu de loyer lui remet un reçu.
Questions sur l'état locatif
L'état locatif est-il la même chose que le relevé de compte locataire (rent ledger) ?
Non. L'état locatif a une ligne par logement et montre tout l'immeuble à une seule date. Le relevé de compte locataire a une ligne par montant facturé et par paiement, et suit un seul locataire dans le temps.
À quelle fréquence mettre à jour l'état locatif ?
Une fois par mois, quand les loyers sont comptabilisés et les paiements en retard reçus, puis à nouveau le jour où vous l'envoyez à quelqu'un. Les changements entre les deux, comme un départ ou un renouvellement, sont plus faciles à saisir au moment où ils arrivent.
Les logements vacants doivent-ils figurer sur l'état locatif ?
Oui. Listez tous les logements et indiquez pour les vacants le loyer que vous demandez. Si vous les laissez de côté, l'état locatif montre un immeuble plus petit qui semble entièrement loué.