Un reçu de loyer est une courte note signée par le propriétaire qui indique qui a payé, combien, pour quel logement et quelle période, et comment. Remettez-en un à chaque paiement, surtout en espèces, et gardez votre copie.
Ce que contient un reçu de loyer
La loi de l'État de New York sur les reçus de loyer impose quatre mentions : la date, le montant, le logement et la période couverte par le loyer, et la signature et la fonction de la personne qui a reçu l'argent. Considérez-les comme le minimum, quel que soit votre État.
Trois lignes de plus évitent la plupart des litiges : le mode de paiement du loyer (avec le numéro de chèque ou de référence), le solde restant dû éventuel et un numéro de reçu. Le générateur ajoute les trois.
Le reçu de loyer est-il obligatoire selon la loi ?
Dans certains États américains, oui, surtout quand le loyer est payé en espèces. D'autres États peuvent avoir leurs propres règles : vérifiez celles du vôtre.
| État | Quand le reçu est obligatoire | Loi |
|---|---|---|
| New York | Chaque paiement en espèces ou par tout moyen autre que le chèque personnel du locataire. Pour un chèque personnel, si le locataire le demande par écrit. Registres des reçus d'espèces conservés au moins 3 ans. | Real Property Law § 235-e |
| Maryland | Quand le locataire paie en espèces ou demande un reçu. Dans le comté d'Anne Arundel, chaque paiement qui n'est pas fait par chèque. | Real Property § 8-205 |
| Washington | Chaque paiement en espèces accepté par le propriétaire. Les autres paiements, si le locataire le demande. | RCW 59.18.063 |
| Minnesota | Loyer en espèces : immédiatement en main propre, sinon sous 3 jours ouvrables. | Minn. Stat. § 504B.118 |
| Connecticut | Paiements en espèces, avec la date, le montant et l'objet. | Gen. Stat. § 47a-3a |
| Californie | Quand la personne qui paie le demande. Une règle générale pour toute dette, pas seulement le loyer. | Civil Code § 1499 |
Un propriétaire peut-il donc refuser de remettre un reçu pour un loyer payé en espèces ? Pas dans les cinq premiers États du tableau. Dans l'État de Washington, le propriétaire peut refuser les espèces, mais s'il les accepte, il doit un reçu. Il s'agit d'informations générales sur ces six États américains, pas d'un conseil juridique.
Paiements partiels : un reçu pour chacun
Le reçu compte surtout quand le loyer arrive en plusieurs fois. Disons que Jordan doit $1,450 pour octobre et paie $1,000 en espèces le 3 octobre, dans le Minnesota. Jordan obtient le jour même un reçu indiquant $1,000 payés et $450 restant dus. Quand les $450 restants arrivent le 10 octobre, un deuxième reçu suit, avec un solde de $0. Personne n'a à se souvenir de ce qui a été dit.
Pour créer le deuxième, modifiez dans le générateur le numéro de reçu, la date et le montant, puis mettez le solde à 0.
Comment fonctionne le générateur
Le reçu se met à jour pendant la saisie et s'imprime sur une seule page, sans rien d'autre. Pour un PDF, choisissez « Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d'impression du navigateur. La version anglaise écrit aussi le montant en toutes lettres, comme sur un chèque. Les montants vont de $0.01 à $1,000,000, avec deux décimales au plus. Le générateur n'enregistre pas ce que vous saisissez.
Quand vous encaissez les loyers de cinquante logements
Faire un reçu prend une minute. Relancer les locataires de cinquante logements chaque mois pour le loyer, avec rappels et suivis, c'est un vrai travail. Si votre équipe utilise Microsoft Teams ou Slack, Dash rédige ces rappels et relances à partir de votre logiciel de gestion locative, comme AppFolio, et chaque message attend l'approbation d'une personne avant d'être envoyé. Voyez comment ça marche pour les équipes de gestion locative, ou comparez les agents IA utilisés par les gestionnaires immobiliers.